Il peut être :

• 100% en ligne : intervenants et animateur sont à distance, chacun isolé. Tous interviennent depuis chez eux, avec leur propres équipements (ordinateur, webcam, micro…)
• Hybride : certains intervenants sont à distance et d’autres réunis sur un même espace. Ils peuvent être rassemblés sur un plateau dédié et déjà aménagé (mobilier et équipements techniques), ou sur un plateau reconstitué, dans votre entreprise par exemple !
• Dans un univers virtuel : un monde entièrement digital et personnalisable.

En fonction, le dispositif et les moyens seront adaptés !

Tout est en ligne sur une plateforme dédiée !

Il existe une multitude de briques fonctionnelles que nous activerons en fonction des besoins de votre évènement et des compatibilités (live, networking, salles de sous-commission, tchat…)

Comme pour un événement physique, les participants recevront une invitation, puis seront dirigés vers un formulaire d’inscription.
Ils recevront ensuite des emails de rappels puis un email de confirmation automatique contenant des accès qui leur permettront de se connecter le Jour J à la plateforme.

Cette plateforme sera personnalisée aux couleurs de l’événement, ergonomique, responsive et intuitive pour une appropriation rapide de la part des utilisateurs.

Vous pouvez organiser un événement dédié : café virtuel ou rendez-vous B2B. Vous pourrez aussi intégrer le networking comme un élément à part entière d’un événement digital de plus grande envergure (comme composant d’un salon digital par exemple).

Dans les deux cas, le networking s’appuiera sur les fonctionnalités suivantes : annuaires des participants, prise de rendez-vous, échange de carte de visite, partage de documents, partage d’écran et discussion par tchat, email ou encore visio.

Notre conseil : bien (re)penser le programme de l’événement.
À distance, la disponibilité et la capacité d’attention de votre audience est réduite. Il faudra donc proposer un programme optimisé, plus court, tout en alternant des temps de travail et de respiration.

Une fois le programme établi, d’autres solutions permettront de capter l’attention de vos participants :

• Créer des contenus sur mesure aux couleurs de votre évènement
• Dynamiser et enrichir les contenus : par de l’habillage visuel (infodécor, titrage…) et sonore (générique de lancement, jingle sonore, générique de clôture…)
• Varier les contenus : powerpoint, captation vidéo, film (reportage, motion design, réalité virtuelle…), infographies…
• Miser sur une réalisation vidéo de haut niveau : en alternant les angles de prises de vues (plans larges, plans resserrés…), les orateurs (speakers, animateurs,…)
• Organiser les prises de paroles et animer les échanges : en faisant appel à un animateur / journaliste spécialisé
• Divertir les participants : en faisant appel à un facilitateur graphique qui pourra résumer les échanges en quelques coups de crayons.

Un autre moyen pour maintenir l’attention est d’impliquer les participants.

Pour rendre l’événement participatif, faire vivre une expérience et raviver l’attention, plusieurs moyens peuvent être mis en place :

• Les interactions :
  De la simple question, en passant par le traditionnel nuage de mot, sondage ou tweet wall. Mais aussi des interactions plus premium : quiz, dévoilement de visuel, réaction humeur (émoticones)… Quelles que soient les interactions retenues elles devront systématiquement faire l’objet d’un accompagnement pour garantir leur pertinence (choix et timing) mais aussi pour assurer leur modération.
• Les animations : 
  Icebreaker, mosaïque photos ou encore team building, de nombreuses animations digitales sont maintenant possibles !
• Les outils collaboratifs : 
  Qui concernent davantage les sessions de travail comme le tableau blanc ou encore le partage de documents.

Le succès d’un événement ? Ne rien laisser au hasard ! Les interventions sont capitales, voici quelques règles pour garantir le fond et la forme !

• Préparer les prises de paroles
  La parole en ligne, face à une audience « invisible » peut-être tout aussi déstabilisant que face à une audience physique. C’est pourquoi il est indispensable de préparer les intervenants avec quelques conseils essentiels. Ce sera peut-être l’occasion pour certain d’organiser des sessions de coaching avec l’un de nos journalistes, ou pour aller plus loin, grâce à du media training avec des experts métiers.
• Harmoniser les supports
  Nous pouvons fournir en amont un gabarit aux intervenants puis une fois complété, nos équipes se chargeront de les homogénéiser et de les tester.
• Tester le matériel
  Notamment dans le cas d’un événement avec des intervenants à distance, pour vérifier si le matériel et les installations permettent une diffusion fluide : bande passante, qualité d’image et de sons…
• S’organiser en amont
  Former aux outils, préparer les intervenants et réaliser des essais sont indispensables pour assurer la fluidité. Il est important d’organiser une session en amont pour présenter les fonctionnalités, que chaque intervenant puisse se familiariser avec l’univers digital et prendre en main la plateforme et les outils.
• Avoir une scénographie et s’y tenir
  Fournir un kit scénographique à chaque intervenant, notamment pour les personnes intervenant de chez elles, pour que le décor de fond soit harmonieux et de qualité.

Votre événement digital doit pouvoir être identifié et identifiable. Cela passera en amont par la réalisation d’un univers digital et d’un visuel clé qui lui sera propre.

Ce visuel clé sera ensuite décliné sur les différents outils qui vont accompagner le participant tout au long de son expérience.

Le parcours utilisateur sera pensé pour être intuitif, interactif et guider le participant :

• Avant : sur les supports de communication (invitation, module d’inscription, site internet)

• Pendant : grâce à une plateforme personnalisée, à la scénographie en cas d’événement hybride (ou au kit scénographie), mais aussi grâce à l’harmonisation des contenus, aux choix d’interactions et d’animations personnalisées qui font sens avec votre contenu, vos messages, vos valeurs…

• Après : sur les supports de communication post-événement (mail de remerciement notamment), mais aussi sur tous les documents qui seront produits (compte rendu, bilan, enquête de satisfaction…).

Grâce à toutes les fonctionnalités évoquées préalablement et orchestrées minutieusement, les participants vivront une expérience commune enrichissante, mémorable et génératrice de lien.

Les contenus ont une importance capitale car ils permettent de véhiculer des messages différemment et d’accentuer les émotions.

Des indicateurs nous permettront de générer des statistiques pour connaitre la participation à votre évènement digital :

• Nombre de connexion
• Durée de connexion moyen
• Participant par ateliers / sous-commission le cas échéant
• Nombre de questions
• …